Betreff | Kategorie | Thema

TL; DR. Eine gute Betreffzeile kann allen viel Zeit sparen!

Die vielzähligen Mailverteiler in der Universität haben mir einen praktischen Trick gezeigt. Es war nämlich Kinderleicht, einen Präfix für alle E-Mails des Verteilers einzurichten. Plötzlich konntest du bei einer eingehenden E-Mail direkt einordnen in welchen Kontext sie sich einordnen lässt. Hierbei sind mehrere Level an Informationen besonders hilfreich. Wenn du im ersten Wort bereits weißt von welchem Verein oder welcher Firma die Mail kommt, kannst du sie gegebenenfalls abtun, falls du keine Zeit dafür hast. Sollte der Ursprung jedoch interessant sein und von einem Absender kommen, von dem noch eine Nachricht ausstehet, kannst du in das nächste Level Vordringen, nämlich die Kategorie. Hierbei kannst du schonmal abschätzen wie wichtig das Anliegen wohlmöglich ist. Du kannst wohlmöglich schnell entscheiden, welche Bereiche in eine geringe Wichtigkeit einzuordnen sind. Schlussendlich kommt das Thema. Hier soll prägnant dargelegt werden, worum es geht. Es ist hilfreich, wenn in der Themenbeschreibung einzelne Stichpunkte aus dem Text genannt werden, sofern dieser nicht kurz zu fassen war.

Im Feld der Unternehmensberatung kann es beispielsweise dazu kommen, dass du Ansprechpartner für gewisse Bereiche in Projekten bist, gleichzeitig aber auf der Kopie jeder Kommunikation stehst. Hier hat sich nach ein paar Versuchen bei mir die Struktur

Projekt | Themenbereich | Fragestellung oder Einordnung

und muss gestehen, dass sich der Kalender deutlich schöner und insbesondere schneller liest. Nicht nur, kannst du dich mental auf Folgetermine und bestehenden TODOs einstellen, sondern kannst blitzschnell entscheiden, wie viel Aufmerksamkeit du der Nachricht schenken musst oder als Kernperson im Meeting noch etwas vorbereiten musst. Probier’s doch Mal aus!

Welches Betreffzeilenformat benutzt du? Schreib es mir in die Kommentare!